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运用改造工程,提升采购效能

关键词:运用改造工程 提升采购效能    发布时间:2012年3月5日   点击次数:61次

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九十年代初,当美国掀起企业改造风潮,逐渐为大家所关注,企业内各项功能,也面临改造(Re-engineering)的压力,其中,与公司产品品质、成本、时效最有关系的采购功能,也受到要求改造的压力,以提升采购效能。通过改造,可增进企业竞争力,因此,对采购人员来说,如何进行改造,是一项重要的课题。
(一)企业改造,价值思考
有人说现在是3C的时代,意味着Customer(顾客导向)、Competition(竞争导向)、Competence(专长导向),这三个C之所以被强调,代表着变动时代的特质,而这也是企业改造的背景因素。
竞争力=F(价值/成本)这个公式对各产业都是适用的,每个公司唯有通过创造价值、降低成本,才能不断提升竞争力,而其中的方法是进行企业改造。
到底企业改造是什么呢?举例言之,如从满足顾客需求的角度来看,如能缩短提供产品或服务到客户手中的时候,就是企业改造的本质(或说是流程改造),因为缩短时程才能有效掌握客户订单,也才能在速度上赢过竞争对手。因此,具体言之,企业改造包含三项工程:理念改造、组织改造、流程改造。

(二)
理念改造,突破盲点
采购这个字的英文叫做PURCHASING,含有10个意义:P代表主动积极(Proactive),U代表紧急支援(Urgent),R是转型改造(Re-engineering),C代表降低成本(Cost Down),H表示全方位行动(Holistic),A是创造成就(Achivement),S代表善用策略(Strategy),I表示创新作法(Innovative),N是谈判协商(Negotiate),G代表全球运作(Globalization),因此,身为采购人员必须不断充实专业能力,才能应付多方面挑战,扮演好采购的角色。
当企业竞争愈激烈时,企业改造就要求人员要改变原有思维模式(Paradigm Shift),才能找到更大的改造空间,因此,这意味着理念改造需要落实。一般人由于习惯原有的思维模式,常容易受盲点所遮蔽,以致于错失改造的时机,或是找不到改善的方法。
那么,对采购工作者而言,理念改造是什么呢?大致可用下列的对照,来表示每个人思维模式的转变:
通过思维模式的转变,采购者将有更大的发挥空间,同时,更可创造价值,提升工作角色的地位与对公司影响力,毕竟,21世纪来临前,采购角色已转型为资源战争中的主力攻击者,当然,自我核心专长的充实,更要加强。这也是为何不断培育采购人才的专业技能,对现在及未来变得非常重要。

以往的思维模式
新的思维模式
1重视成本的降低
2.防守性的解决问题
3.视供应商为竞争对手
4.强调个人绩效
5.着眼于采购作业效率
6.着重防弊,预防问题
1重视价值的创造
2.攻击性的开创机会
3.视供应商为合作伙伴
4.强调团队绩效
5.着眼于资源运用效能
6.着重与利,开拓利益
(三)组织改造,提升战力
以往,许多企业为提升工作绩效,对组织的安排也十分灵活,但在面对激烈竞争,快速改造的挑战,组织改造对采购的影响更加直接,然而,通常各公司由于产品或技术的复杂度,采购本就面对更重的工作,如何才能更加灵活,运用速度与创新手法来提升组织效能,将是更重要的课题。笔者对采购的组织改造建议如下:
1.采取扁平化的组织设计与精兵主义的用人政策
在组织的发展中要考虑的是沟通与决策快速,因此,应给采购人员更大的授权与发挥空间。当然,在选用人才方面,必须一开始就重视品管用人的观念。
2.加强跨部门的组织合作效能
采购是服务部门,必须与各部门作到动态沟通,并成立机动性跨部门解决问题小组,因为通常各公司的采购人员非常精简,唯有善用团队的作法,才能灵活快速解决问题。
3.与供应商发展双赢合作关系
采购与上游供应商的关系,要跳出原有的买卖关系,而发展双赢的合作关系,如此,双方资源的运用将会更加有效。例如当研究开发阶段时,即邀请厂商早期合作开发(Supplier Early Involvement),或是推行免检制度,减少不必要的作业程序。
4.引导学习型组织的观念及作法
组织的生命力有赖于学习能力的提升,因此,若能及早重视学习型组织的引进,通过5项修炼:自我超越、心智模式、团队学习、共同远景、系统思考,将可促进组织的学习能力提升,不但可增进个人的专业技能,且可促进团队合作的效能。

(四)流程改造,提升速度
美国企业改造专家Michael Hammer提倡以非常的手法及突破的观念,来改造既有的流程,以缩短提供产品或服务到客户手上的周期时间。因此,我们要从多方面来思考如何缩短流程时间,提升作业效率。有关的方法建议如下:
1. 在开发新产品的流程,采取同步工程手法
运用同步工程,使各项开发、材料试做采取平行作业,可以缩短原定的开发周期,当然,在此阶段的重要厂商也要投入,一起合作。
2. 善用资讯科技,提升采购效率
与供应商之间建立EDI(电子资料交换)系统,彼此之间的资讯可互通且缩短作业时间,此外,可利用Internet网路进行Sourcing或全球性的通讯,及时掌控最新资讯。
3. 适当缩减供应厂商数,可简化作业
选择重点合作厂商,发展策略性合作伙伴关系,这对采购效率提升有相当帮助,且有助于资源整合。
4. 灵活运用采购策略,发展快速回应系统
由于企业国际化,进而带动全球生产、采购、产销,因此,要弹性运用各种采购策略,发展快速回应系统,作好全球运筹系统。
动态的环境变化,使得今日的采购必须更加灵活快速行动,谨以此三方面的企业改造提供企业高级主管参考,以实现通过企业改造来提升企业竞争力。



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